Comme pour beaucoup de choses, on pense souvent qu'aller directement au livrable final nous fera gagner du temps.
Mais lorsque l'on se retrouve sur notre Gantt avec des questions sur les liens, les ressources, les activités, ... on finit par ne plus savoir que faire pour tenir l'échéance finale.
Et si vous procédiez par étapes ?
Promis, cela ne sera pas plus long, mais certainement plus efficace.
Les étapes :
Quoi ?
Qu'avez-vous à réaliser ? Quels éléments composent votre projet ? Ne vous concentrez pas uniquement sur le livrable matériel ou le service, mais bien sur l'ensemble de votre projet.
Vous venez de réaliser votre WBS (Work Breakdown Structure) ou SDP (Structure de Découpage du Projet)
Comment ?
Dans quel ordre allez-vous faire les choses ? Les enchainements sont-ils libres ou imposés par certaines contraintes ? Quelles dépendances existe-t-il entre les tâches ?
Vous venez de réaliser votre diagramme réseau (le PERT pour les plus téméraires et pointus)
Quand ?
Quelles sont vos contraintes temporelles ? Quelles dates devez-vous respecter ? Quels sont les jalons clés de votre projet ?
A ce niveau, vous prenez en compte les exigences des parties prenantes externes ou internes au projet.
Qui ?
Qui va réaliser les tâches ? Quelles sont les disponibilités des différentes parties prenantes ? Combien de temps leur faut-il pour réaliser les différentes activités ?
Là, vous confrontez les notions de charges et durées, le cœur de l'échéancier.
Combien ?
Maintenant il est temps de réaliser votre Gantt avec l'outil de planification qui vous convient le mieux.
La structure est définie, votre planning sera donc bien organisé, vous savez dans quel ordre les activités vont se dérouler, qui va les exécuter et en combien de temps.
/!\ Si toutefois, vous n'arrivez pas à respecter du premier coup la date échéance attendue pour la livraison finale de votre projet, aucune inquiétude, ce processus est itératif et vous permettra d'obtenir une planification robuste et fiable.
Go !
Ca y est votre planning est consolidé, vous pouvez figer la planification initiale comme référence et communiquer ce planning.
N'oubliez pas, ces étapes se font en équipe, ce n'est pas le travail d'une seule personne, sinon c'est l'échec assuré !
Pour en savoir plus, profitez d'une petite heure cet été pour relire ces fondamentaux détaillés dans mon livre "60 minutes pour maîtriser les délais de vos projets" publié chez Géréso.
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