Nouvelle année, nouveau format de Newsletter.
Je vous remercie pour vos retours et je vais continuer à faire évoluer cette newsletter pour qu'elle corresponde encore plus à vos attentes.
Mais avant toutes choses, je vous souhaite à tous
Une très bonne et belle année 2021 ! Avec beaucoup de réussites dans vos projets professionnels et personnels
Je vous propose ce mois-ci comme thème les objectifs. Pour cela, je vous partage un extrait du tableau de bord que je suis en train de mettre en œuvre pour une des personnes que j'accompagne. J'espère qu'il vous aidera vous aussi à vous organiser et à y voir plus clair dans les priorités de l'année.
1 - La déclinaison des objectifs
Il est essentiel d'avoir une vue générale sur les objectifs de l'année pour le service mais aussi sur leur déclinaison pour les différents membres de l'équipe. Un premier tableau de bord permettra visuellement de voir cette répartition
2 - Les priorités mensuelles
Un deuxième outil intéressant est de faire un tableau mensuel (ou trimestriel) sous une forme similaire à celui ci-dessus afin de définir les priorités du mois (ou du trimestre) et de l'afficher ou au moins le partager pour que chacun puisse connaître les priorités des autres équipiers.
Ainsi, on évite de se disperser et on est sûr de se concentrer sur les bons sujets.
Cela permet également rapidement de vérifier la cohérence entre les sujets en cours et les objectifs de l'année.
A cela, on peut ajouter une roadmap des projets avec les jalons clés afin d'avoir une vision globale des grands livrables de l'année et de la répartition des efforts à fournir au fil des mois.
3 - La délégation
A ce stade, il arrive que l'on soit un peu découragé par l'ambition que l'on s'est donnée et il est bon alors de réfléchir aux délégations possibles.
Je vous propose de lister toutes vos taches dans un tableau, indiquer si elles participent à la tenue d'un des objectifs ou d'une des priorités fixées, puis de mettre le nom de chaque personne de votre équipe en colonne et identifier qui pourrait réaliser la tache. Une fois cette vue globale obtenue, il ne vous reste plus qu'à décider à qui déléguer certaines taches.
Attention, déléguer c'est confier à quelqu’un la mission d’atteindre un objectif de sa propre fonction, avec les moyens correspondants, tout en restant responsable du résultat final. On ne délègue donc pas ce que l’on n’a pas envie de faire, mais ce que l’autre sait faire.
4 - L'automatisation des taches récurrentes
Pour bien optimiser son temps, une autre réflexion pertinente consiste à automatiser les taches répétitives. Par cela j'entends :
planifier à l'année les taches mensuelles, cela vous fera gagner un temps précieux dans votre planification et organisation.
également, constituer des templates, modèles avec quelques lignes décrivant la mise à jour, qui permettra de ne pas perdre de temps sur ces taches répétitives voire à terme, de les déléguer à quelqu'un.
5 - La To Do List
Pour conclure, pour garder le cap au quotidien, je vous propose un modèle de To Do List basé sur la matrice d'Eisenhower : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
Lien pour la télécharger : https://www.supp-projects.com/todolist
Enfin, si vous avez peur de ne pas arriver à vous organiser seul, vous pouvez bien évidemment faire appel à nous mais aussi choisir comme moi un partenaire de responsabilité qui vous aidera à tenir vos objectifs tout au long de l'année.
N'hésitez pas en commentaire à partager les outils et méthodes qui vous aident aussi à vous organiser pour que l'année se passe au mieux.
Enfin pour ceux qui souhaitent continuer à suivre l'actualité de Supp-Projects, vous pouvez retrouver certains de nos évènements du mois sur notre blog ou sur les liens LinkedIn ci-dessous :
Intervention avec 100 000 Entrepreneurs au Lycée Nelson Mandela de Poitiers : Lien
Intervention avec Elles Bougent au salon virtuel des étudiants de Nouvelle-Aquitaine : Lien
Partage de retour d'expérience sur la chaîne critique : Lien
/!\ Le lien vers notre formation fin septembre au management de projet : Lien
Les inscriptions sont ouvertes !